L'AFO 434 permet l'enregistrement des « contacts » avec les usagers. Ces « contacts » sont enregistrés « en plus » des moments de contact qui sont automatiquement enregistrés lorsqu'un usager est concerné par une transaction dans le module de prêt (par ex. lorsqu'il emprunte des exemplaires, paie une amende, etc.). Ces contacts peuvent être en face-à-face, par téléphone, par courriel, par lettre, ou par n'importe quel autre type de communication. Les contacts peuvent être de plusieurs types. Les contacts peuvent être enregistrés sans aucun suivi, mais peuvent également conduire à des actions de suivi qu'il faut mener. Un exemple pour illustrer ce dernier cas est lorsqu'un usager fait état d'une question qui doit être traitée.
AFO 434 permettra l'enregistrement des « contacts » avec les usagers. Ces contacts peuvent être face à face, par téléphone, par courriel, par lettres ou via tout autre type de communication. Les contacts peuvent être de plusieurs types. Les contacts peuvent être seulement enregistrés, mais peuvent aussi conduire à des actions de suivi qu'il faut mener.
Les contacts sont enregistrés comme incident contact, ce qui peut consister en un ou plusieurs évènements contact. Ainsi un incident contact a une structure à deux niveaux : (1) le niveau principal incident contact, et (2) le niveau évènement incident. Le second niveau peut être répété.
Le niveau principal incident contact contient l'information qui décrit l'incident en général. Les propriétés de ce niveau sont : les statuts, la catégorie, la description, etc. Le niveau évènement contact contient l'information pour chaque contact subséquent lié au principal incident contact. En d'autres termes : le niveau incident contact contient les données chronologiques des contacts liés à l'incident contact initial.
Le système gérera normalement les fonctionnalités suivantes:
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la possibilité d'enregistrer un contact et les « évènements » associés
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le stockage des documents
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un système de suivi pour le suivi des actions
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une fonction de rapport pour extraire les incidents
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courriels.
Cette fonctionnalité peut être accessible via l'AFO 431 avec l'option , auquel cas seule l'information pour un usager particulier est affichée.
Sinon la fonctionnalité peut être accessible via l'AFO 434 auquel cas l'information pour tous les usagers avec des incidents contact est disponible aussi bien que l'option pour ajouter des incidents supplémentaires pour les usagers.
Les paramètres liés à cette fonctionnalité sont définis dans cette section.
Après la sélection de cette option, un sous-menu s'affichera:
Les options du menu seront expliquées séparément dans les paragraphes suivants.
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Consulter la section 482.37.1.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour consulter/modifier les détails. Consulter la section 482.37.1.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer le code choisi. Le système vous demandera une confirmation.
Après la sélection de l'option ou un écran de saisie s'affichera:
Code statut : Un code unique identifiant le statut.
Formulation : Une brève description du code. Elle s'affichera dans la colonne Statut dans l‘AFO 434 ainsi que dans la liste déroulante pour attribuer les statuts dans l'AFO 434.
Description : Information supplémentaire sur le code pour affichage uniquement.
Icône : Une icône de statut standard peut être sélectionnée pour ajouter au code. Elle s'affichera dans la colonne de gauche de l'écran d'aperçu dans l'AFO 434.
Actif : Pour indiquer si le code est actuellement actif ou non.
Remarques
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Les statuts usager-définis peuvent être utilisés au début des statuts système par défaut.
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Les statuts usager-définis qui ne sont actifs ne peuvent être attribués pour les incidents.
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Il n'est PAS obligatoire de définir ces paramètres.
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Consulter la section 482.37.2.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour consulter/modifier les détails. Consulter la section 482.37.2.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer le code choisi. Le système vous demandera une confirmation.
Après la sélection de l'option ou un écran de saisie s'affichera:
Code catégorie : Un code unique identifiant la catégorie.
Formulation : Une brève description du code. Elle s'affichera dans la colonne Catégorie dans l‘AFO 434 ainsi que dans la liste déroulante pour attribuer les statuts dans l'AFO 434.
Description : Information supplémentaire sur le code pour affichage uniquement.
Actif : Pour indiquer si le code est actuellement actif ou non.
Remarques
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Les catégories qui ne sont pas actives ne peuvent être attribuées aux incidents.
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Pour pouvoir travailler avec la gestion de contact incident, au moins une catégorie active doit exister. Si ce n'est pas le cas, un message s'affichera dans la gestion des incidents contact, soulignant que le système n'est par correctement configuré.
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Consulter la section 482.37.3.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour consulter/modifier les détails. Consulter la section 482.37.3.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer le code choisi. Le système vous demandera une confirmation.
Après la sélection de l'option ou un écran de saisie s'affichera:
Code priorité : Un code unique identifiant la priorité.
Formulation : Une brève description du code. Elle s'affichera dans la colonne Propriété dans l‘AFO 434 ainsi que dans la liste déroulante pour attribuer les statuts dans l'AFO 434.
Description : Information supplémentaire sur le code pour affichage uniquement.
Valeur priorité : Cette zone est pour un usage futur.
Actif : Pour indiquer si le code est actuellement actif ou non.
Remarques
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Les codes de priorité qui ne sont pas actifs ne peuvent être attribués aux incidents.
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Il n'est PAS obligatoire de définir ces paramètres. Si aucune priorité n'est définie, le système attribuera automatiquement la priorité 1 à un incident.
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Les priorités par défaut peuvent être liées à un Type d'incident.
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Les priorités actives comme la priorité par défaut pour un Type d'incident ne peuvent pas être paramétrées INACTIVES. Les priorités rattachées à des événements contact existant peuvent être paramétrées INACTIVES.
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Par hypothèse 1 est la priorité la plus élevée.
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Consulter la section 482.37.4.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour consulter/modifier les détails. Consulter la section 482.37.4.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer le code choisi. Le système vous demandera une confirmation.
Après la sélection de l'option ou un écran de saisie s'affichera:
Code type : Un code unique identifiant le type
Formulation : Une brève description du code. Elle s'affichera dans la colonne Type dans l‘AFO 434 ainsi que dans la liste déroulante pour attribuer les statuts dans l'AFO 434.
Description : Information supplémentaire sur le code pour affichage uniquement.
Priorité : Sélectionnez une priorité par défaut pour le type dans la liste déroulante. Elle peut être modifiée lors de l'attribuation du code dans l'AFO 434.
Date de retour par défaut (jours) : Saisissez une date de retour par défaut pour le type [le nombre de jours défini comme la période durant laquelle l'incident devrait est clos].
Date de retour évènement par défaut (jours) : Saisissez une date de retour par défaut pour un événement rattaché à un incident de ce type [le nombre de jours défini comme la période durant laquelle l'événement devrait est « clos » - ce dernier implique en fait soit que l'évenement est terminé soit qu'un nouvel événement (suivant) est créé].
Actif : Pour indiquer si le code est actuellement actif ou non.
Remarques
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Toutes les priorités, à l'exception de la description Type, sont obligatoires.
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Les types qui ne sont pas actifs ne peuvent être attribués aux incidents.
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Pour pouvoir travailler avec la gestion de contact incident, au moins une catégorie active doit exister. Si ce n'est pas le cas, un message s'affichera dans la gestion des incidents contact, soulignant que le système n'est par correctement configuré.
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Consulter la section 482.37.5.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour consulter/modifier les détails. Consulter la section 482.37.5.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer le code choisi. Le système vous demandera une confirmation.
Après la sélection de l'option ou un écran de saisie s'affichera:
Code méthode contact : Un code unique identifiant la méthode de contact.
Formulations : Une brève description du code. Elle s'affichera dans la colonne Type dans l‘AFO 434 ainsi que dans la liste déroulante pour attribuer les statuts dans l'AFO 434.
Description : Information supplémentaire sur le code pour affichage uniquement.
Actif : Pour indiquer si le code est actuellement actif ou non.
Remarques
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Les méthodes qui ne sont pas actives ne peuvent être attribuées aux incidents.
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Pour pouvoir travailler avec la gestion de contact incident, au moins une catégorie active doit exister. Si ce n'est pas le cas, un message s'affichera dans la gestion des incidents contact, soulignant que le système n'est par correctement configuré.
Les paramètres suivants sont utilisés par le processus batch du déclencheur. Les paramètres du déclencheur sont définis comme des règles. Aucune, une ou plusieurs de ces règles ne peuvent exister sur un seul système.
Chaque règle est définie pour une combinaison de type d'événement et de récepteur. Les propriétés de la règle sont liées à la combinaison type/recepteur. Ces combinaisons définissent la portée de la règle et peuvent avoir les formats suivants :
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* |
règle générale |
s'applique à tous les types d'événement et tous les receveurs |
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type/* |
règle pour un type d'événement spécifique |
s'applique à un type d'événement spécifique mais à tous les récepteurs |
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type/receiverrécepteur |
règle pour la combinaison d'un type d'événement spécifique et d'un récepteur spécifique. |
s'applique à la combinaison spécifique d'un type d'événement et d'un récepteur |
Après la sélection de cette option, un écran sommaire s'affichera:
: Choisissez cette option pour ajouter un nouveau code. Consulter la section 482.37.6.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour consulter/modifier les détails. Consulter la section 482.37.6.1.
: Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer le code choisi. Le système vous demandera une confirmation.
: Cliquez sur cette option pour activer les déclencheurs. Le système basculera vers l'écran standard pour l'exécution des processus.
Après la sélection de l'option ou un écran de saisie s'affichera:
Code trigger : Un code unique identifiant le déclencheur.
Filtre : Comme décrit dans le tableau ci-dessus, le filtrage doit être unique pour la règle, c'est à dire que le même filtrage ne peut être rattaché à une seule règle, indépendant du fait que la règle soit ou non active.
Reporter à :Sélectionnez le(s) nom(s) de l' (des) usager(s) requis à partir de la liste.
Reporter au propriétaire incident : Lorsque cette option est cochée le propriétaire de l'incident sera avisé que quelque chose doit être fait.
Reporter au prochain propriétaire : Lorsque cette option est cochée le propriétaire de l'action suivante sera avisé que quelque chose doit être fait.
Timing : Temps d'action du déclencheur [x1,x2,x3,…xm] [dans lequel x [1:1:m] = -n:1:0:1:n].
Courriel : Lorsque cette option est cochée les propriétaires seront avisés par courriel.
Description : Information supplémentaire sur le code qui ne s'affichera qu'ici.
Actif : Pour indiquer si le code est actuellement actif ou non.
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Document control - Change History
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Version |
Date |
Change description |
Author |
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1.0 |
June 2008 |
creation |
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1.1 |
August 2008 |
replaced some screen shots; new options for post code maintenance; new options for borrower labels (print photo) |
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2.0 |
August 2008 |
various updates; replaced some screen shots; new options for post code maintenance |
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2.1 |
June 2009 |
French version |
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2.1 |
May 2010 |
Corrections French version |
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3.0 |
October 2009 |
improved variosu explanantions; punctuation for borrower addresses; expiry date parameter; new menu options for Web service borrower address and Contact management |
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